西日本支社
事務センター センター長七瀬 ゆり
2007年に事務として入社。営業所、支店での業務指導員、支社管理部での業務リーダーを経て、2021年に西日本支社事務センター立ち上げに関わり、センター長に就任。
建設機械をレンタルするビジネスを裏側で支える。
営業所や事務センターにおいて
日々の業務を円滑に推進する。
そのような役割を担うのが事務職員だ。
西日本全域、60拠点を管轄する
西日本支社 事務センターで
センター長を務める七瀬が事務職員の
オペレーション改革への挑戦を語る。
レンタルのニッケンが取り組む
事務の内部構造改革とは？
日本全国で多数のお客さま、建設機械メーカーとの取引のある当社において、日々発生する膨大な事務処理を支えているのが事務職員です。当社には機械の貸出に関連する事務を担う職員が在籍する250超の営業所と、全国に3拠点、支社管轄のもと請求や仕入れ関連の事務手続き全般を担う職員が在籍する事務センターがあり、多数の職員が勤務しています。
当社は2023年に打ち出した「ニッケングリーンカンパニー構想」の中で労働集約型のビジネスから脱却する内部構造改革を重要施策の一つに位置づけています。これは多くの職員の業務はもちろん、当社全体の業務効率化や収益性にも影響を及ぼすものです。だからこそ、既存の手法や方策にとらわれず職員の一つの業務が1秒でも早くできるのか、一つでも減らせるのか、ミスや手戻りを削減するにはどのような業務プロセスであるべきかなど、細部の検討を重ねています。短期間で成果が現れるものではありませんが、改善の積み重ねが新たな事務のあり方を実現するとともに、働き方改革にもつなげていく未来を描いています。そのような構想を受け、業務効率化・収益性向上への寄与を目指し、事務センターの業務改善に取り組んでいます。
現在取り組む事務センターの
業務改善とは？
私は2021年に設立された西日本支社事務センターのセンター長として当社事務の内部構造改革の推進に携わっています。現在、当センターのマネジメントを担う立場として、30名ほどの職員を率い、西日本全体60拠点の営業所における仕入れ業務や請求書作成を担っています。ここで担う仕入れ・請求書業務の多くが紙ベースであり、基本的には出社を前提として拠点内で事務処理を進めています。職員全員が20代から50代までの女性で、子育てと両立しながら働いている方が多くいます。職員同士がお互いにフォローしあえる体制を構築していますが、どうしても急な欠勤が発生してしまうこともあり、その際には業務にあたる一人ひとりの負担が増えてしまいます。また、それをカバーするための業務調整をしなくてはなりません。そのような事態に問題なく円滑に対応していく必要があります。
現在考えているのが、契約や請求処理の電子化、業務プロセスの平準化、シフト調整の省力化、リモートワークの実現を進めることです。そのために目下、一人ひとりとの面談を通して業務の洗い出しをし、オペレーションの見直しを図っています。その一部は西日本事務センターだけでなく全社的な取り組みとなりますが、本社や他の事務センター長と連携を密にしながら推進していきたいと思っています。このような取り組みを通して事務センターの働き方改革、ひいては職員がさらなる働きやすさ、働きがいを感じ、当社の一員であり続けたいと思うようにしていきたい。そんな職員がいきいきと働き、笑顔あふれる職場にしていきたいと考えています。そして、事務という職種におけるニッケングリーンカンパニー構想の内部構造改革を体現していく、それが私の挑戦です。
そのような挑戦をする背景は？
実はセンター長には私自身が手を挙げて就任した経緯があります。西日本支社事務センターが設立される前、もともとの業務は全社1拠点で行っていたのですが、業務拡大に伴い全国での複数拠点化が図られました。私は西日本管理部でその立ち上げ準備を担当しており、事務センター発足に伴い、新たなチャレンジをしたい旨を当時の上長に伝えました。そのようなチャレンジのきっかけとなったのが、2年に一度開催されているニッケン塾という社内横断のプロジェクトチームでの活動でした。全国から管理職級の人材が集い、議論し、最後は経営陣にプレゼンをする活動の中で部門や地域を超えた横のつながりができるとともに、会社全体を俯瞰し、5年後、10年後の当社のあり方を考える視座を獲得できたのです。そこでの経験は当時センター長就任に際する決心を後押しするとともに、事務センターの働き方改革・人材活躍推進に歩んでいく私の原動力となっています。